Tugas SPM : studi kasus Rendell Company

Tugas SPM : studi kasus Rendell Company

SEJARAH PERUSAHAAN

Rendell Company ini didirikan pada tahun 1968 dengan tujuan memberikan representasi kualitas tinggi untuk pasar elektronik di Illinois dan Wisconsin.

Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai angka penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab kepada bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masing-masing. Sejumlah bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun volume bisnis antar divisinya tidaklah besar.

Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada financial accounting internal, auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak puas karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan kepada atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi membicarakan budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol Divisi hanya diminta untuk membicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan sebagai staff. Dengan ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini menginspirasi Bevins untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru yang pernah dipelajari di Martex Company yaitu menerapkan penggambaran tugas dan tanggung jawab organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi dibebani dengan tanggung jawab dalam menetapkan standar biaya dan keuntungan perusahaan serta mengambil tindakan yang tepat untuk melihat apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred bevins sebagai seorang pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin terhadap status organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini para pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka. Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan Martex. Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di perusahaan saat ini telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak tanpa melalui analisis yang mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam dari organisasi control perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan analisa kinerja.

LANDASAN TEORI

Perilaku Dalam Ekonomi

            System pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

A.    Keselarasan Tujuan

Tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

B.     Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan

Hal yang diperhatikan oleh para perancang system pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan buadaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.

1.         Faktor-faktor Eksternal

Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga diseut sebagai eots kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggaan yang dimmiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.

2.         Faktor-faktor Internal

a.             Budaya

Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan yang secara ekspisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.

b.             Gaya Manajemen

Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.

c.             Organisasi Informal

Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal, yaitu pemegang saham otoritas resmi dan tanggung jawab-dari setiap manajemen.

d.             Persepsi dan Komunikasi

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya.

C.    Jenis – Jenis Organisasi

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system pengendalian manajemen organisasi. Organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

1.      Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.

2.      Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagain yang semi-independen daro perusahaan.

3.      Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

D.    Fungsi Kontroler

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :

1.      Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian

2.      Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya

3.      Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan lapora-laporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannna ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

4.      Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengaman yang memasai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.

PERMASALAHAN

1.      Rendell ternyata mengalami kesulitan melaksanakan teknik pengendalian yang lebih modern, dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau tidak saling mendukung antara pengendali korporat dan divisi, yang mengakibatkan terjadinya tambahan biaya anggaran perusahaan untuk memperbaiki hal tersebut.

2.      Randell memiliki permasalahan peran pengendali korporasi dan pengendali divisi yang mana hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.

3.      Randell ingin mengubah peran organisasi pengendali perusahaan agar dapat mengikuti seperti peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni : Martex Company.

Bukti Kasus

William Harrigan adalah manager di kantor pusat Rendell Company dan dia mantan pengontrol seniordi satu divisi perusahaan Rendell selama 25 tahun. Pengontrol Perusahaan sering menanyakan kepada divisinya : Apakah divisi anda dapat berjalan baik jika perusahaan memotong sekian $x diluar budget periklanan? Apakah divisi anda yakin perkiraan penghematan biaya pada peralatan ini realistis? Walaupun pengontrol tahu kondisi sebenarnya dan dia tidak setuju dengan perusahaan pengontrol,Harrigan tidak boleh mengatakan demikian. Bila ada ketidakberesan dalam divisi (budget berlebih) dan situasi yang buruk maka hal itu tidak akan di jadikan berita di laporan operasional, sehingga hal ini membuat pekerjaan Harrigan menjadi sulit. Tapi Harrigan tidak menjadikan hal ini sebagai masalah karena jika dia menerapkan metode klaim (mengumumkan adanya ketidaksesuaian) dari Martex maka Pengontrol Divisi tidak akan menjadi bagian dari kelompok menejemen itu lagi.

Kesimpulan

Karena sistem akuntansi sudah lama berada di perusahaan, perubahan mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian, pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah kegemukan dalam anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan mengacaukan baris mapan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai tujuan dan sasaran Perusahaan. 

Rekomendasi

Perusahaan Rendell dapat mempertahankan struktur organisasi saat ini dengan menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget. Sistem kontrol tersebut adalah :

1.             Menerapkan sistem akuntansi terpusat.

Kita tidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan tidak efisien. Akan lebih baik jika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu.

2.             Tetapkan target atau standar.

Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari sistem.

1.             Menetapkan sistem insentif seperti yang dilakukan Martex.

Pengontrol Perusahaan seharusnya lebih terlibat secara aktif dalam anggaran Sistem pengontrol anggaran diatas dapat ditingkatkan atau dibentuk lebih baik lagi.

ANALISIS MASALAH

·         Analisis SWOT

1.      Strength (kekuatan)

-       peraturan saat ini memungkinkan informasi mengalir lebih efisien.

-       Dengan pengendali divisi melapor langsung kepada manajer divisi, memungkinkan isu-isu taktis untuk diselesaikan lebih cepat dan berdasarkan informasi terbaru.

-       Laporan dan tujuan pada anggaran divisi dan kinerja dari pengendali divisi ke kontroler perusahaan memberikan informasi lebih rinci tentang divisi.

-       Penilaian yang lebih kritis terhadap kegiatan operasional membantu mengurangi pembengkakan dalam anggaran biaya dan lebih mudah untuk melaksanakan program control yang baru.

2.      Weekness (kelemahan)

-       Sulit untuk menerapkan perubahan dalam struktur organisasi dalam waktu singkat

-       Terdapat kemungkinan bagi Manajer Divisi untuk menyembunyikan informasi keuangan yang cacat.

-       Tingkat kepercayaan atas informasi yang disediakan oleh Pengendali Divisi kepada pengendali Korporat patu dipertanyakan.

3.      Opportunity (peluang)

-       Diterapkannya teknik-teknik modern di lingkungan perusahaan

4.      Threats (ancaman)

-       Terjadinya pembengkakan anggaran

-       Dapat terjadi penyembunyian atas keuangan yang cacat yang dilakukan antara pengendali divisi dengan manajer dan manajer dengan stafnya.

·         Prospek perusahaan

o   Jika perusahaan ingin terus berkembang, maka pihak manajemen harus mempercayai informasi yang diberikan oleh divisi pengendali.

o   Jika sistem pengendalian dan manajemen perusahaan sudah baik dan tidak lagi terjadi pembengkakan dalam anggaran, maka barulah perusahaan memikirkan untuk membuat elektronik yang lebih canggih dibandingkan kompetitor nya, sehingga tidak hanya mendapatkan laba tetapi angka pertumbuhan perusahaan juga meningkat.

KESIMPULAN DAN SARAN

1.      Kesimpulan

Karena sistem akuntansi sudah lama dipakai oleh perusahaan, perubahan mungkin tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi pengontrol yang melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan menyebabkan ketidakstabilan pada otoritas struktur divisi. Dengan demikian, pengendalian harus diberikan dalam melestarikan struktur kekuasaan di setiap divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi masalah pembengkakan dalam anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap divisi dan mengacaukan baris depan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.

2.      Saran

-            Pengendali korporat sebaiknya menempatkan pengendali divisi di bawah pengawasannya

-            Laporan yang dibuat harus dapat dipercaya dan tidak bias.

-            Rendell tidak perlu mengadopsi system martex, karena dapat berpotensi ke arah perubahan organisasi yang radikal.